Standard Einstellung E-Mail (bei Versand von E-Mails)

Produkt Hilfe Allgemeine Diskussion
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Guten Tag liebe Community,

wann bzw. wo erscheint die Standard Grußformel?

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Die Standardsignatur erscheint z. B. wenn ich ein Angebot manuell per E-Mail abschicke.

Ich benötige folgenden Ablauf:Beim automatischen Versand von z. B. einer Rechnung soll eine Signatur mit nur allgemeinen Daten angezeigt werden. Beim manuellen Versand von einem Angebot soll jedoch eine Signatur mit dem Namen und der Telefonnummer vom Mitarbeiter angezeigt werden.

Was muss ich wie einstellen? Aus der Anleitung im Wiki werde ich leider nicht schlau.

Grüße und besten Dank

Dominik

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Hallo ,

die E-Mail Einstellungen unter System / Grundeinstellungen sollten generell als default zum Versand genutzt werden, wenn es automatisch ausgelöste Versandbenachrichtigungen sind. Im manuellen Dialog für den Versand von Belegen ist, kann man rechts bei der Auswahlbox “per E-Mail” die gewünschte Absender-Kennung auswählen.

Wichtig zu beachten noch, dass auch das Projekt E-Mail abweichend vom System haben kann. Und wie die Option in den Benutzereinstellungen dafür gesetzt ist. zB:

Eigene E-Mail bevorzugen: (Immer eigene E-Mail vor Firmenadresse bevorzugen.)
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Wir haben um die 10 verschiedene Mails als Option.
Allerdings wird immer, egal welche Absendermail gewählt wird, die Standard Mail gepickt.

Woran kann das liegen?

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Das musst du im Projekt einstellen und auch an den Benutzern kannst du einstellen, ob die eigene Mail vor den anderen Mails bevorzugt werden soll.

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Guten Tag Dominik,

vielen Dank für deine Anfrage zur Standard-Signatur.

Die Grußformel kann nur einmal pro Projekt bzw. Grundeinstellungen festgelegt werden, die Signatur je E-Mail Account.

Grundsätzlich kann mit der Variable {MITARBEITER} auf den Namen des angemeldeten Nutzers zurückgegriffen werden, der einen manuellen Versand durchführt. Bei automatisch durch das System versandten E-Mails steht diese Variable nicht zur Verfügung. Vorlagen für automatische Mails kannst du im Modul Geschäftsbrief Vorlagen einrichten

Wenn deine Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse angebunden haben, kann für diese auch eine Eigene Signatur gepflegt werden. Dort kann dann zum Beispiel der Name und die Telefonnummer vom Mitarbeiter eingetragen werden.

Bei weiteren Fragen kannst du dich gerne an uns wenden.

Beste Grüße aus Augsburg

Chris vom Customer Success

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Hallo,

Wie kann ich folgendes Problem lösen?

Ich habe folgendes feststellen müssen:

Randbedingungen:

  1. Ich habe nur 2 Mail Accounts als Ausgang definiert: eine Standard-E-Mail in den Grundeinstellungen (info@domain.de) und eine E-Mail in den E-Mail Accounts (Name@domain.de)für den Mitarbeiter.
  2. In den Grundeinstellungen habe ich eine Standardsignatur und eine Standard-Grußformel definiert, wobei nur die Grußformel die Variable Mitarbeiter enthält. Dadurch soll beim E-Mail-Versand die allgemeingültige (anonyme) Standardsignatur mit der namensgebundenen Grußformel versendet werden.
  3. Im Mitarbeiter-E-Mail-Account habe ich eine namensgebundene E-Mail-Signatur eingefügt, sodass, wenn der Mitarbeiter seinen Account verwendet seine individuelle Signatur verwendet wird.

Bis hierhin entspricht das der Antwort von Christopher Bosse.

Nun passiert aber folgendes:

Fall A: E-Mail-Versand eines Geschäftsbriefs, z.B. Lieferschein mit Standard-E-Mail

Es wird richtigerweise die Standard-E-Mail mit Grußformel verwendet.

Fall B: E-Mail-Versand eines Geschäftsbriefs, z.B. Lieferschein mit Mitarbeiter-E-Mail

Es wird richtigerweise die namensgebundene Mitarbeiter-E-Mail verwendet, aber fälschlicherweise zusätzlich die Grußformel. Dadurch steht der Name doppelt in der E-Mail.

Fall C: E-Mail-Versand über die E-Mail-App in Xentral mit Mitarbeiter-E-Mail

Es wird richtigerweise die namensgebundene Mitarbeiter-E-Mail verwendet, diesmal aber komplett ohne Grußformel. Dadurch fehlt in der E-Mail ein Satz wie zB. “Mit freundlichen Grüßen”, da dieser ja in der Grußformel stehen würde.

Fall D: E-Mail-Versand über die E-Mail-App in Xentral mit Standard-E-Mail

Es wird richtigerweise die anonyme-E-Mail verwendet, ebenfalls ohne Standard-Grußformel. Dadurch fehlt sowohl der Gruß als auch der Name des Mitarbeiters (aus der Variable Mitwarbeiter in der Grußformel).

Nun meine Frage an Xentral: Was ist die Idee dahinter, wie man damit richtig arbeiten soll - auch unter der Sichtweise Übersetzungen richtig mit zu integrieren? Ich verstehe die Logik der unterschiedlichen Fallbehandlung nicht. Vielleicht ist es möglich, in Form von Fällen und Variablen das Thema simpel darzustellen.

Ferner kann bisher nur die eine Standard-Grußformel übersetzt werden. Leider wird jeder Fall anders behandelt, sodass nicht alle Fälle zuverlässig abgebildet werden können. Wäre es nicht sinnvoll und damit einfach gelöst, wenn es folgendes gibt:

Variable A: Standard-Grußformel
Variable B: Standard-E-Mail-Signatur
Variable C: Mitarbeiter-Grußformel
Variable D: Mitarbeiter-E-Mail-Signatur

Somit können global folgende Fälle ganz einfach abgebildet und auch in der Programmierung hinzugefügt werden:

A+B
A+D
C+D
C+B

Jede Variable kann zusätzlich in andere Sprachen (ENGLISCH) übersetzt und an Projekte gebunden werden. Egal wo im System, es sind alle Fälle abgedeckt (Ausnahmen bestätigen die Regel).

Es wäre schön, wenn hier Klarheit und Konsequenz vorherrscht, das hilft am Ende allen und macht das intuitive System wieder durchsichtig.

Oder mache ich etwas falsch??? Vielen Dank für Hilfe

MfG

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Hallo,

ich würde gerne wissen, worin der genaue Unterschied zwischen Grußformel und Signatur besteht.

Siehe auch Kommetnrar von Curt Beck* unter

Viele Grüße

Lena

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Hallo @Curt_Beck,

vielen Dank für deinen Vorschlag zum Beitrag von meinem Kollegen, Christopher Bosse.

Zunächst, dein Vorgehen ist korrekt. Über die genauen Hintergründe zur Umsetzung, wie sie ist, weiß ich leider nicht Bescheid.

Ich bitte dich jedoch, deinen Vorschlag, es wie von dir vorgeschlagen abzubilden, auf unser Ideen-Board zu setzen, dass ihr und andere Community-Mitglieder dafür voten könnt. Dies beeinflusst unter anderem unsere Roadmapplanung.

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße,

Matthias vom Xentral Customer Success Team

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@Lena_Nolte ich habe deine Frage zu diesem bereits passenden Thema verschoben und füge hier nun in Folge die Antwort meines Kollegen @Matthias_B_von_digit ein:

Hallo Lena,

vielen Dank für deinen Beitrag in unserer Community und deine Frage zum Unterschied zwischen der Grußformel und der Signatur.
Wie bereits mein Kollege, Christopher Bosse in dem von dir geteilten Kommentar von Curt Beck* unter
https://xentral.community/allgemeine-diskussion-10/standard-einstellung-e-mail-bei-versand-von-e-mails-16

geschrieben hat, kann die Grußformel nur einmal pro Projekt bzw. Grundeinstellungen festgelegt werden, während die Signatur je E-Mail Account.
Genügt dir dies als Antwort oder worauf genau zielt deine Frage ab?

Vielleicht hast du gesehen, dass ich in dem anderen Beitrag vorschlug, dies auf unser Ideen-Board zu setzen, dass ihr und die anderen Community-Mitglieder dafür voten könnt und dies im besten Falle unsere Roadmapplanung beeinflusst und es zu einer Umsetzung kommt.
Wende dich bei weiteren Fragen gerne wieder an uns.

Vielen Dank im Voraus und viele Grüße,
Matthias vom Xentral Customer Success Team

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Ich verstehe es so:

Grußformel:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Bis bald
  • Alles Gute
  • In Erwartung Ihrer Antwort verbleiben wir mit freundlichen Grüßen
  • Name Mitarbeiter zum Bearbeiterbezug

Theoretisch kann auch Marketing-Inhalt integriert werden. Die Grußformel muss sich auomatisch an die Sprache anpassen.

Signatur:

übliche allgemeine (ggf. zentrale/einheitliche) Firmensignatur (Inhalt mind. nach Rechtsvorgabe), auch mit Marketinginhalten, und ebenfalls automatisch mehrsprachig.

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Hallo alle zusammen!

Wir verwenden HTML Codes zum Erstellen netter E-Mail Vorlagen, bspw. für die Versandbenachrichtigung. Nun endet das HTML Template mit der Signatur. Kann ich durch einen Code o.ä. die Signatur in bestimmten Geschäftsbriefvorlagen ausklammern?

Freue mich auf Antworten.

Liebe Grüße Justyna

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Hallo Zusammen,

Ich bin dadurch jetzt leider noch nicht ganz schlau daraus geworden, wie man pro Nutzer eine eigene Signatur anlegt. Der o.g. Link Eigene Signatur funktioniert bei mir leider nicht mehr.

Könnte mir jemand dazu vielleicht einmal eine kurze Info geben?

Danke :slight_smile:

Liebe Grüße,

Julia

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Hallo Julia,
den Artikel findest du nun hier:
https://help.xentral.com/hc/de/articles/8718596261532-E-Mail-Konten-anbinden

LG,