die Eingangsrechnungsverbuchung in Xentral nimmt bei uns momentan sehr viel Zeit in Anspruch.
Zu viel Zeit um ehrlich zu sein!
Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie haben wir uns für Xentral entschieden. Sind in den meisten Bereichen auch wirklich “Happy” über diese Entscheidung.
Allerdings binden wir derzeit einfach zu viel Zeit in die Verbuchung, Kontrolle und Hinterlegung der Eingangsrechnungen.
Unsere Momentane Situation:
Bestellung und Wareneingang:
Im System Xentral wird zunächst eine Bestellung ausgelöst.
Nach Eingang der Ware wird der Wareneingang ebenfalls im System verbucht
Verbindlichkeitserfassung:
Die Bestellungen werden zur Verbindlichkeit weitergeführt
Es erfolgt die Angabe der Rechnungsnummer, Datum, Betrag und evtl. Fälligkeitsdatum, falls abweichend zu hinterlegten Daten
Es erfolgt eine Prüfung: Der Wareneingang wird mit der Rechnungs- und Bestellsumme abgeglichen.
Vorkontierung: es wird das Aufwandskonto inkl. Buchungsschlüssel hinterlegt
Die Haken bei Freigabe: Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) und Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung) werden gesetzt
Die Eingangsrechnungen werden zusätzlich per PDF bei der Verbindlichkeit hinterlegt als PDF
(diese erhalten wir entweder per Mail oder müssen die Mails auf Portalen herunterladen)
Anmerkung hierzu: Die in Xentral inkludierte OCR-Erkennung haben wir auch bereits genutzt, allerdings dauert dieser Vorgang viel länger als wenn wir die Daten “von Hand” eintragen.
Zahlungsverkehr und Bankabgleich:
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Xentral
die Verbindlichkeiten werden im Zahlungsverkehr-Modul geladen und an den fälligen Terminen per XML-Datei heruntergeladen und bei unserer Bank wieder hochgeladen
Anschließend wird ein Abgleich mit den Bankkonten per Modul Zahlungseingang durchgeführt
Export an Datev/Steuerberater:
Es erfolgt der Export 1x pro Woche an den Steuerberater bzw. an Datev über folgende Daten:
die beschriebene Automatisierung könnte man erreichen. Ich würde das über unsere Middleware vorgelagert realisieren. Dazu können wir uns gerne einmal austauschen.
Wir sind mit dem Thema Einkauf und Verbindlichkeiten auch mehr als unzufrieden.
Xentral wirbt gerne damit “Automatisiere deine Buchhaltung”. Ja, aber nicht mit Xentral.
Der heutige reale Ablauf ist ja
Bestellung - Rechnungseingang (digital als pdf) - Wareneingang
Warum kann ich nicht aus einer Eingangsrechnung, die ja exakt widerspiegelt was geliefert wird ( zumindest in 99% der Fälle) einen Wareneingang erzeugen?
Wir haben in den meisten Fällen große Bestellungen und erhalten dann Teillieferungen vom Lieferanten. Zu manchen Bestellungen sind das etliche Lieferungen. Zu jeder Lieferung gibt es eine Eingangsrechnung. Wir machen so viel händisch wie nie zuvor seit dem Wechsel zu Xentral, was das Thema Buchhaltung angeht. Speziell angefertigte Berichte um die falsch verrechneten Zahlungseingänge zu kontrollieren. Kundenguthaben fallen quasi nur auf wenn man manuell hinschaut nachdem der Kunde sich beschwert.
Buchhaltung ist wirklich ätzend geworden, unsere Mitarbeiterin in der Buchhaltung geht vorzeitig in Ruhestand, weil sie es nicht mehr erträgt….
Andere Systeme gehen bei der Buchung der Eingangsrechnungen so weit, dass diese aus einem definierten Postfach abgeholt und komplett kontrolliert werden.
Entspricht die RG der Bestellung und dem Wareneingang, bekommt man dazu nur eine kurze Übersicht angezeigt, diese die man freigeben muss und danb ist das Thema durch.
Im Bereich Buchhaltung ist noch SEHR VIEL zu tun, bis man hier von automatisiert sprechen kann.
Das Werbeversprechen ist hier schon fast irreführend. (§5 UWG).
wir sind auch gerade an dem Thema dran und bevor ich mir jetzt per API/Lovable was zusammen klicke einmal die Frage: Hat schon jemand was gutes gebaut?
Wenn ja, gerne PM oder mir eben schreiben (torge@diestadtgaertner.de). Würde mich über einen Austausch freuen!
Moin Torge,
falls Du Microsoft 365 Business Standard Lizenzen hast, ist dort Microsoft Power Automate Free enthalten. Ich habe mir damit einen Prozess eingerichtet, der das Rechnungspostfach auf Eingangsrechnungen prüft, die Anlagen in einen Sharepoint-Ordner speichert und die E-Mails in ein Unterverzeichnis wie z.B. “Erledigt” verschiebt. Leider ist in Xentral der Docscan/WebDAV Upload per PUT etwas eingeschränkt, das übernimmt ein Powershell Skript auf einem zentralen Rechner, der Zugriff auf Sharepoint hat, um die Rechnungsdokumente hochzuladen.
Da Getm……. die Preise dieses Jahr extrem angezogen und die inkludierten Leistungen reduziert hat, habe ich mir diese Lösung gebastelt.
