🔧 Automatisierung von Gelangensbestätigungen für EU-Auslandslieferungen – Fragen & Umsetzungsmöglichkeiten

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Hallo zusammen,

wir sind aktuell auf der Suche nach einer automatisierten Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen innerhalb von Xentral. Hintergrund ist die gesetzliche Pflicht zum Nachweis, dass eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung tatsächlich das Inland verlassen hat (§6 UStG).

:bullseye: Unser Ziel:- Automatisiertes Erstellen einer Gelangensbestätigung (PDF) bei Lieferungen ins EU-Ausland.

  • Automatischer Versand dieser PDF an den Kunden (idealerweise direkt nach Versandabschluss).

  • Möglichkeit zur RĂĽckmeldung (z. B. unterschriebene Bestätigung per Upload oder E-Mail).

  • Archivierung und VerknĂĽpfung mit dem zugehörigen Auftrag in Xentral.

:white_check_mark: Aktuelle Situation:- EU-Versand läuft, Lieferscheine werden erstellt.

  • Gelangensbestätigungen werden derzeit manuell erstellt und verschickt.

  • Keine zentrale RĂĽckverfolgung, ob Kunden unterschrieben zurĂĽcksenden.

  • Keine automatische Dokumentation im Auftrag.

:red_question_mark:Unsere Fragen ans Forum:1. Gibt es in Xentral bereits eine integrierte Möglichkeit zur Erstellung und automatischen Versendung von Gelangensbestätigungen?

  1. Können individuelle Reports oder Druckvorlagen hierfür genutzt und mit einem Versand-Trigger verbunden werden?

  2. Hat jemand bereits eine funktionierende Lösung mit externen Tools wie Make.com, Zapier oder DMS-Anbindung umgesetzt?

  3. Gibt es Erfahrungen mit der digitalen Unterschrift (z. B. Adobe Sign, Docusign) in Kombination mit Xentral?

  4. Ist es möglich, eine automatische E-Mail (mit PDF) auszulösen, sobald ein Auftrag mit EU-Ziel abgeschlossen wurde?

  5. Wie können wir Rückläufer am besten automatisiert archivieren und mit dem jeweiligen Auftrag verknüpfen?

Wir sind offen für eine Kombination aus interner Xentral-Funktionalität und externer Lösung, sofern praktikabel.

Vielen Dank im Voraus fĂĽr eure Tipps, Erfahrungen oder auch Hinweise auf passende Apps, Module oder Workflows!

Viele GrĂĽĂźe
Stanyo

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Hallo @Stanyo_Kostadinov

also in den Textvorlagen kann man die Gelangensbestätigung unterbringen.

Wir machen das im Lieferschein und ĂĽber IF/THEN-Anweisungen nur bei EU-Lieferungen sichtbar.

Der RĂĽcklauf wird aber weiter hin manuell verfolgt und durch Ablage am Beleg dokumentiert.

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Hi @Stanyo_Kostadinov ,

da sehe ich durchaus einige Überschneidungen und Lösungsansätze mit unserem B2B-Portal.

Ganz grob:

  • Erstellung eines neuen eigenen Beleg-Typ
  • Daten aus Xentral als Grundlage
  • Bereitstellung fĂĽr die Kunde
  • digitale Unterschrift/ Nachweis
  • Auflistung bestätigt ja/nein
  • und RĂĽcktransfer nach Xentral / Dateien zum jeweiligen Beleg.

Lass uns dazu gerne einmal austauschen.

Beste GrĂĽĂźe
Daniel

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Moin @Daniel_Schmidtchen ,

dazu noch eine konfigurierbare Erinnerung, falls die Bestätigung nach x Tagen noch nicht da ist und das wäre fast die Eierlegendewollmilchsau.:wink:

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Hallo in die Runde,

ich wollte das Thema Gelangensbestätigung hier einmal wieder aufgreifen, weil es uns in mehreren Projekten begegnet ist.

Ausgangssituation war eigentlich immer ähnlich:

  • innergemeinschaftliche Lieferungen laufen ĂĽber Xentral
  • Gelangensbestätigung wird per E-Mail angefragt
  • RĂĽckmeldungen kommen unzuverlässig
  • Nachverfolgung erfolgt ĂĽber Excel oder manuell
  • Buchhaltung muss zum Monatswechsel viel nacharbeiten

Fachlich ist das Thema ja klar – Xentral beschreibt das hier auch ganz gut:
https://xentral.com/de/erp-lexikon/gelangenbestaetigung/

:backhand_index_pointing_right: In der Praxis fehlt aus meiner Sicht aber der durchgängige Prozess.

Deshalb haben wir das Thema nun wie folgt gelöst:

  • Versand einer automatischen E-Mail an den Kunden
  • Kunde bestätigt den Wareneingang ĂĽber einen Link
  • Zustellungsdatum wird direkt erfasst
  • RĂĽckmeldung geht zurĂĽck ins Xentral ERP
  • Status ist zentral sichtbar
  • Export fĂĽr die Buchhaltung (z. B. fĂĽr Monatsabgrenzung) möglich

:backhand_index_pointing_right: Ziel war: kein Excel mehr, kein manuelles Nachfassen, sauberer Prozess.

Mich wĂĽrde interessieren:

Wie löst ihr das aktuell in Xentral?
Nutzt ihr eher manuelle Prozesse oder habt ihr euch etwas Eigenes gebaut?

Freue mich auf den Austausch – gerade weil das Thema ja viele betrifft :+1: