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Hallo Zusammen, 

die Eingangsrechnungsverbuchung in Xentral nimmt bei uns momentan sehr viel Zeit in Anspruch.

Zu viel Zeit um ehrlich zu sein! 

 

Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie haben wir uns für Xentral entschieden. Sind in den meisten Bereichen auch wirklich “Happy” über diese Entscheidung.

Allerdings binden wir derzeit einfach zu viel Zeit in die Verbuchung, Kontrolle und Hinterlegung der Eingangsrechnungen. 

Unsere Momentane Situation: 

  • Bestellung und Wareneingang:

    • Im System Xentral wird zunächst eine Bestellung ausgelöst.
    • Nach Eingang der Ware wird der Wareneingang ebenfalls im System verbucht

  • Verbindlichkeitserfassung:

    • Die Bestellungen werden zur Verbindlichkeit weitergeführt
    • Es erfolgt die Angabe der Rechnungsnummer, Datum, Betrag und evtl. Fälligkeitsdatum, falls abweichend zu hinterlegten Daten
    • Es erfolgt eine Prüfung: Der Wareneingang wird mit der Rechnungs- und Bestellsumme abgeglichen.
    • Vorkontierung: es wird das Aufwandskonto inkl. Buchungsschlüssel hinterlegt
    • Die Haken bei Freigabe: Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) und Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung) werden gesetzt
    • Die Eingangsrechnungen werden zusätzlich per PDF bei der Verbindlichkeit hinterlegt als PDF 
      (diese erhalten wir entweder per Mail oder müssen die Mails auf Portalen herunterladen)

Anmerkung hierzu: Die in Xentral inkludierte OCR-Erkennung haben wir auch bereits genutzt, allerdings dauert dieser Vorgang viel länger als wenn wir die Daten “von Hand” eintragen. 

  • Zahlungsverkehr und Bankabgleich:
    • Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Xentral
      die Verbindlichkeiten werden im Zahlungsverkehr-Modul geladen und an den fälligen Terminen per XML-Datei heruntergeladen und bei unserer Bank wieder hochgeladen
    • Anschließend wird ein Abgleich mit den Bankkonten per Modul Zahlungseingang durchgeführt

  • Export an Datev/Steuerberater:

    • Es erfolgt der Export 1x pro Woche an den Steuerberater bzw. an Datev über folgende Daten: 

    • Verbindlichkeiten mit Beleg-PDF.

    • Ausgangsrechnungen.

    • Bankkontendaten

    • Debitoren und Kreditorenstammdaten

Hier mal unseren Vorgang als Bild dargestellt: 

 

 

Was wollen wir zukünftig besser machen? 

Automatisierung der Eingangsrechnungen / Verbuchung: 

  • Einführung einer Rechnungsverarbeitung mit Automatisierung:
    - Abruf der Rechnungen aus Portalen oder E-Mail-Accounts (so gut wie alle Rechnungen kommen per Mail bei uns an)
    - Anlage einer Verbindlichkeit in Xentral und Verknüpfung der Rechnung zur bestehenden Bestellung in Xentral
    - Hinterlegung der Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssumme, Fälligkeitsterminen und Beleg-PDF in Xentral
    - Vorprüfung und Vorkontierung der Rechnung auf Summe und Wareneingänge

Manuelle Weiterbearbeitung: 

  • Finale Kontrolle durch uns mit anschließender Freigabe der Haken und Freigabe über blauen Button
  • Zahlung per Xentral Zahlungsverkehr
  • Abgleich per Xentral Zahlungseingang (Größtenteils bereits automatisiert, da Zahlungen direkt blau hinterlegt/abgeglichen werden) 
  • Export Datev / Steuerberater

 

Wer kann uns bei unserem Vorhaben helfen? Wie verbucht ihr eure Rechnungen in Xentral? 

Gibt es andere Ansätze? 

Wir sind über jede Unterstützung, welchen unseren Aufwand und den Ablauf beschleunigt dankbar! 

Vielen Dank

LG

Pascal 

Moin @pw0409 ,

die Punkte sind bekannt. 

Das können andere Systeme (noch) besser.

Es wird aber wohl an einer Verbesserung gearbeitet. 

https://roadmap.xentral.com/c/280-improved-interface-for-accounts-payable-verbindlichkeiten

 

Moin @pw0409 ,

die Punkte sind bekannt. 

Das können andere Systeme (noch) besser.

Es wird aber wohl an einer Verbesserung gearbeitet. 

https://roadmap.xentral.com/c/280-improved-interface-for-accounts-payable-verbindlichkeiten

 

Hallo Max, 

vielen Dank für deine Antwort. Wir hoffen auf eine Verbesserung. 

Kann das Xentral-Produktteam bereits eine Aussage zur Veröffentlichung treffen? Immerhin ist der Roadmap-Eintrag von Oktober 2023…

Oder wird mit der Funktion “E-Rechnungsempfang” evtl. die Verbuchung sowieso einfacher da X-Rechnung und ZUGFeRD Dateien verarbeitet werden können? 

Kann evtl. @Claudia Sauter hierzu bereits etwas sagen? Im Post 

hast du ja bereits in einige Punkte erklären können. 

Danke an alle.

LG

Pascal

Was Xentral da geplant hat, kann ich dir nicht sagen. 

Es würde mich jedoch nicht wundern, wenn im Rahmen der Anpassung an die E-Rechnungen hier die Optimierungen zusammengefasst werden.

Ich bin hier auch auf die Antwort von @Claudia Sauter gespannt. 

Automatisierung der Eingangsrechnungen / Verbuchung: 

  • Einführung einer Rechnungsverarbeitung mit Automatisierung:
    - Abruf der Rechnungen aus Portalen oder E-Mail-Accounts (so gut wie alle Rechnungen kommen per Mail bei uns an)
    - Anlage einer Verbindlichkeit in Xentral und Verknüpfung der Rechnung zur bestehenden Bestellung in Xentral
    - Hinterlegung der Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssumme, Fälligkeitsterminen und Beleg-PDF in Xentral
    - Vorprüfung und Vorkontierung der Rechnung auf Summe und Wareneingänge


Hi @pw0409 Pascal, 

die beschriebene Automatisierung könnte man erreichen. Ich würde das über unsere Middleware vorgelagert realisieren. Dazu können wir uns gerne einmal austauschen. 

BG, Daniel 

Wir sind mit dem Thema Einkauf und Verbindlichkeiten auch mehr als unzufrieden.

Xentral wirbt gerne damit “Automatisiere deine Buchhaltung”. Ja, aber nicht mit Xentral.

 

Der heutige reale Ablauf ist ja 

Bestellung - Rechnungseingang (digital als pdf) - Wareneingang

Warum kann ich nicht aus einer Eingangsrechnung, die ja exakt widerspiegelt was geliefert wird ( zumindest in 99% der Fälle) einen Wareneingang erzeugen?

Wir haben in den meisten Fällen große Bestellungen und erhalten dann Teillieferungen vom Lieferanten. Zu manchen Bestellungen sind das etliche Lieferungen. Zu jeder Lieferung gibt es eine Eingangsrechnung. Wir machen so viel händisch wie nie zuvor seit dem Wechsel zu Xentral, was das Thema Buchhaltung angeht. Speziell angefertigte Berichte um die falsch verrechneten Zahlungseingänge zu kontrollieren. Kundenguthaben fallen quasi nur auf wenn man manuell hinschaut nachdem der Kunde sich beschwert.

Buchhaltung ist wirklich ätzend geworden, unsere Mitarbeiterin in der Buchhaltung geht vorzeitig in Ruhestand, weil sie es nicht mehr erträgt….

Andere Systeme gehen bei der Buchung der Eingangsrechnungen so weit, dass diese aus einem definierten Postfach abgeholt und komplett kontrolliert werden.

Entspricht die RG der Bestellung und dem Wareneingang, bekommt man dazu nur eine kurze Übersicht angezeigt, diese die man freigeben muss und danb ist das Thema durch.

Im Bereich Buchhaltung ist noch SEHR VIEL zu tun, bis man hier von automatisiert sprechen kann.

Das Werbeversprechen ist hier schon fast irreführend. (§5 UWG).

Hi ​@pw0409 

Die Verbindlichkeiten sind tatsächlich etwas schwierig zu handeln in Xentral. Man kann da aber definitiv Abhilfe schaffen über einen Workflow. 

Lass uns hierzu doch mal sprechen. 

Liebe Grüsse
David

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