Skip to main content
Frage

Vorbestellungen Buchhaltung

Wir sind am Überlegen, wie wir Vorbestellungen in der Buchhaltung sinnvoll abbilden können. 

Das Problem besteht darin, dass eine Zahlung (Vorkasse) eintrifft, die keinen Beleg hat (bei Vorbestellung durchaus mal einige Wochen sogar). Die Zahlung so lange auf dem 1590 zu lassen ist Unsinn, direkt gegen den Debitor buchen auch.

Welche workflows nutzt ihr hier - wären Beispielsweise Abschlagsrechnungen sinnvoll ? Wir wollen weiter daran festhalten, dass die Rechnung normalerweise erst mit Versand erzeugt werden soll, da wir sonst bei Storno/teilstorno großen Aufwand haben. Es sollte aber immer ein zu DATEV exportierbares Dokument zu der entsprechenden Zahlung geben. Der Gedanke ist auch, dass bei vorfristiger Rechnungserstellung (manuell oder über die Stapelverarbeitung) ja dann dennoch eine zweite Rechnung im Versand erstellt wird, was völlig unnötig ist. 

 

Ziel ist, die Buchhaltung sauber zu halten, keine Zahlungen ohne Beleg zu haben und den Aufwand bei Storno/teilstorno so gering wie möglich zu halten. Vielleicht kann jemand ein paar Tipps geben, danke :) 

9 Antworten

M
Benutzerebene 6
Abzeichen +3

Moin @Tabea F. ,

hast du schon mal überlegt, dass auf das 1718 (SKR03) / 3272 (SKR04) Erhaltene Anzahlungen zu buchen?

An sich musst du dies ja als Verbindlichkeite ggü. Debitoren ausweisen.

 

Wenn es einen Auftrag im System gibt, aber noch keine Rechnung wäre richtig fein, wenn das System das selbst so angeben würde. 

Tabea F.
Benutzerebene 2
Abzeichen

Die Idee ist nicht übel, daher mein Gedanke mit der Anzahlungsrechnung. Ich vermute aber, das wird nicht so gern gesehen sein im Steuerbüro, da dort ja dann von da aus wieder weg gebucht werden muss. Das ist ja jetzt sicher auch nicht so der Knaller - wir reden nicht nur von zwei drei Bestellungen. 

Die andere Idee wäre gewesen, bei absehbar langfristigen Vorbestellungen ggf mit tags/Labeln zu arbeiten und dann über die Stapelverarbeitung diese zu Rechnungen machen. Aber dann bleibt das Problem mit logistischen Einstellungen, dass Rechnungen ja dennoch im Versand erstellt werden 🥲😅

M
Benutzerebene 6
Abzeichen +3

Ich würde keine Rechnung erstellen. Das ist steuerlich nicht korrekt. 

An sich müsste euer Steuerberater diese Beträge automatisch finden und buchen. Zahlungseingang ohne Rechnung.

 

Jörn H von digitalXL
Rang
Benutzerebene 6
Abzeichen +2

Hallo @Tabea F.,

ich bin kein Buchhaltungs-Fachmann, aber ist nicht die USt. nach Zahlungseingang spätestens fällig und damit auch eine Rechnung notwendig, um diese sauber abzuführen? Das würde ich zunächst mit dem Steuerberater klären.

Theoretisch könntet ihr den Zahlungseingang auch auf den Auftrag buchen, so habt ihr die Zuordnung hinterlegt. Da Aufträge (auch als Proformarechnung) nicht nach DATEV exportiert werden (nur Rechnungen und Gutschriften), habt ihr dabei natürlich keinen Automatismus - ergo müsstet ihr die Liste dieser Positionen durch einen Report o.ä. an euer Steuerbüro übermitteln. Der Steuerberater könnte dann prüfen, ob und wann eine Rechnung erstellt werden muss.

Grüße aus Augsburg,
Jörn

digitalXL.de: Erfahrung verbindet. I E-Commerce, Prozess- und Logistik-Beratung als Xentral-Partner
Tabea F.
Benutzerebene 2
Abzeichen

Hallo @Tabea F.,

ich bin kein Buchhaltungs-Fachmann, aber ist nicht die USt. nach Zahlungseingang spätestens fällig und damit auch eine Rechnung notwendig, um diese sauber abzuführen? Das würde ich zunächst mit dem Steuerberater klären.

Theoretisch könntet ihr den Zahlungseingang auch auf den Auftrag buchen, so habt ihr die Zuordnung hinterlegt. Da Aufträge (auch als Proformarechnung) nicht nach DATEV exportiert werden (nur Rechnungen und Gutschriften), habt ihr dabei natürlich keinen Automatismus - ergo müsstet ihr die Liste dieser Positionen durch einen Report o.ä. an euer Steuerbüro übermitteln. Der Steuerberater könnte dann prüfen, ob und wann eine Rechnung erstellt werden muss.

Grüße aus Augsburg,
Jörn

Hey Jörn, 

 

Damit hast du mehr oder weniger Recht, deswegen stolpern wir darüber. Bisher haben wir immer direkt eine Rechnung gestellt, empfinden es durch die Vielfalt von xentral aber als angemessener, diese erst mit Versand zu stellen, was auch in Ordnung ist. Aber damit uns das eben nicht zum Verhängnis wird, überlegen wir, wie wir hier sinnvoll vorgehen können, denn es sieht in der Buchhaltung immer blöd aus - auch wenn es "Rechnungsdatum gleich Leistungsdatum" ist und somit eben okay. 

 

Ein Bericht würde das ggf nicht zufriedenstellend behandeln können. Wir haben heute auch bereits die Idee mit dem Konto für Anzahlungen besprochen. Das Problem ist immer: auf dem Konto sieht es schöner aus, der Aufwand ist aber nahezu der gleiche. Ein Bericht würde zwar immer eine Übersicht geben, warum die Zahlung da ist, würde das Finanzamt aber auch nicht befriedigen, da ein Bericht auch nicht einfach in die Buchhaltung/DATEV übernommen werden kann. Daher die Überlegung, was es für Lösungsmöglichkeiten gibt. Ich bin aber auch nicht so tief im DATEV drin, als dass ich das dort verstehen könnte. Wäre die Frage, ob man einen Bericht erstellen könnte, der nicht fakturierte Bestellungen eines bestimmten Zeitraumes zeigt, wobei der Bericht alle relevanten Daten inklusive USt Betrag zeigen müsste. Außerdem müsste der Bericht Zu- und Abgänge zeigen können, also die Bewegungen - wie ein eigenes Konto, dann könnte man ihn für die Bebuchung der Anzahlungen nutzen 🤔

Jörn H von digitalXL
Rang
Benutzerebene 6
Abzeichen +2

Hallo @Tabea F. 

bin mir nicht ganz sicher, ob ich Deinen Ansatz verstehe, aber eines kann ich sagen: Wenn die Information in Xentrals Datenbank ist, kann ein Bericht sie herausbekommen!

Ich nehme das mal zu einem unserer Buchhaltungs-Experten mit und melde mich zurück.

Wirf doch auch mal einen Blick auf unsere Standardberichte, z.B. https://digitalxl.de/produkt/sql-bericht-uebersicht-aller-rechnungen-und-gutschriften/ oder beim Xentral Partner @XenDoIt.de unter https://xendoit.de/produkt-kategorie/xentral-berichte/buchhaltung-finanzen-xentral-bericht/ ob Dich das in der Zwischenzeit weiterbringt.

Viele Grüße
Jörn

digitalXL.de: Erfahrung verbindet. I E-Commerce, Prozess- und Logistik-Beratung als Xentral-Partner
M
Benutzerebene 6
Abzeichen +3

Moin @Tabea F. ,

Ihr habt natürlich recht, dass bei Vorkasse mut drm Erhalt der Zahlung grm UStG die Rechnung zu erstellen ist. 

Daher habe ich noch eine Idee.

Un den Grundeinstellung kannst du einstellen, das die Aufträge durch das Weiterführen als Rechnung nicht aif abgeschlossen gesetzt werden sollen. 

Dann kannst du über die Aufträge manuell als Rechnung weiterführen. Die Rechnung landet normal in der Buchhaltung. 

Der Auftrag bleibt offen und sobald die Ware eingetroffen ist geht der un den Autoversand.

Es wird keine zweite Rechnung erzeugt.

Könnte dir das helfen? 

Tabea F.
Benutzerebene 2
Abzeichen

Moin @Tabea F. ,

Ihr habt natürlich recht, dass bei Vorkasse mut drm Erhalt der Zahlung grm UStG die Rechnung zu erstellen ist. 

Daher habe ich noch eine Idee.

Un den Grundeinstellung kannst du einstellen, das die Aufträge durch das Weiterführen als Rechnung nicht aif abgeschlossen gesetzt werden sollen. 

Dann kannst du über die Aufträge manuell als Rechnung weiterführen. Die Rechnung landet normal in der Buchhaltung. 

Der Auftrag bleibt offen und sobald die Ware eingetroffen ist geht der un den Autoversand.

Es wird keine zweite Rechnung erzeugt.

Könnte dir das helfen? 

Hey Max, 

 

Das klingt nach einer ziemlich guten Lösung, die ich bisher noch nicht gesehen habe. Aber wie kann es dazu kommen, dass keine weitere Rechnung erzeugt wird ? Die Logistik Einstellung pro Projekt sagt, dass die Rechnung samt Lieferschein mit Versand erzeugt wird und die Rechnung nach Versand ebenfalls versendet wird. 

Daran anknüpfend die Frage: Erstelle ich eine Rechnung vorher, wird sie dennoch noch einmal an den Kunden verschickt, sobald die Bestellung versendet wurde (was dann ja wünschenswert wäre, da ich sonst alle verwirre, wenn ich die Rechnung frühzeitig versende und nicht wie gewohnt mit Versand) ? 

 

M
Benutzerebene 6
Abzeichen +3

Hi @Tabea F. ,

die Logik prüft, ob es schon eine Rechnung gibt und wenn das der Fall ist, wird keine zweite erstellt. 

Wie dad mit dem Rechnungsversand ist, kann ich aktuell nicht sagen. 

Das müsste man mal ausprobieren bzw. bei den ersten Aufträgen kontrollieren. 

Antworten


Allgemeine NutzungsbedingungenCookie-Einstellungen