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Unbezahlte Aufträge nach X Tagen automatisch stornieren


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Hallo Zusammen,

gibt es für Xentral eine Möglichkeit Aufträge ohne Zahlungseingang nach einem festgelegten Zeitraum automatisch zu stornieren?

Optimalerweise auch noch mit einer Benachrichtigung an das Team, dass die Orders nicht bezahlt sind und storniert wurden.

Wir haben das Problem, dass immer wieder Vorkasse-Aufträge stehen bleiben, weil nicht bezahlt und dann die Statistik verwässern.

Hier brauchen wir einen Prozess, der solche Orders erkennt und automatisiert behandelt.

 

Viele Grüße

Gabi

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Beste Antwort von Daniel Schmidtchen 8 May 2022, 08:09

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7 Antworten

Benutzerebene 7
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Hallo Gabi,

die Anforderung bzw. den Wunsch habe ich schon mehrfach gehört. Im Standard gibt es dafür leider bisher keine Lösung. Neben Auftrag stornieren wäre auch die Auflösung der Reservierung nach x Tagen wünschenswert, geht leider aber auch bisher nicht. Bleibt nur es auf die Wunschliste zu setzen und hoffentlich genug votes einzusammeln.

BG

Daniel 

Benutzerebene 7
Abzeichen +5

Was hier zumindest teilweise helfen kann, sind die folgenden Einstellungen im Mahnwesen zu nutzen. Dort gibt es eine Funktion für eine Zahlungserinnerung bei Vorkasse Aufträgen und eine für eine Storno Benachrichtigung per E-Mail. 

Optionen:

  • Vorkasse E-Mail Erinnerung (Auftrag) → Tage nach dem die Vorkasse E-Mail als Erinnerung an den Kunden gesendet werden soll (Auftrag)
  • E-Mail für Storno an Buchhaltung → E-Mail die an die Buchhaltung versendet wird (Standard E-Mail aus den Grundeinstellungen), so dass zu lange offene Vorkasse Aufträge storniert werden können

Zahlungserinnerung bei Vorkasse-Aufträgen aktivieren

Auch bei Aufträgen mit Zahlungsart Vorkasse kann nach einer bestimmten Anzahl an Tagen eine Zahlungserinnerung automatisch an den Kunden verschickt werden, falls die Zahlung nicht eingegangen ist. Dafür sind muss in den Projekteinstellungen (Stammdaten → Projekt → Einstellungen) der Haken "Zahlungsmail" aktiviert werden.

In den Einstellungen kann festlegen werden, nach wie vielen Tagen die Zahlungserinnerung verschickt werden soll.

Damit die Zahlungserinnerung verschickt wird, muss im Auftrag die Zahlungsweise Vorkasse eingestellt sein. Außerdem muss der Auftrag um mindestens so viele Tage zurückliegen, wie im Mahnwesen eingestellt ist, dass die erste Zahlungserinnerung versendet wird. Außerdem muss die E-Mail-Adresse des Kunden muss in den Stammdaten gespeichert oder im Auftrag hinterlegt werden

 

Benutzerebene 6
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Danke dir @Daniel Schmidtchen für deine weiteren Ausführungen und dass du noch mal hier zum Beitrag zurückgekommen bist, um weitere Infos zu liefern!!! :) 

Das hört sich nach einer guten Idee zum probieren an oder wie siehst du das @gschach ? :) 

LG

Benutzerebene 1

Hallo @Daniel Schmidtchen  und @Jonas Müller , vielen Dank für den guten Tipp. Das werden wir einmal testen.

 

Viele Grüße

Gabi

Benutzerebene 6
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@gschach das freut mich sehr zu hören, Gabi! :) 

Dann viel Erfolg dabei und falls noch mal etwas sein sollte, gib uns gerne Bescheid! 

LG 

@Daniel Schmidtchen Super! Kann ich den Email-Versand auch manuell pushen oder passiert das automatisch?

Wir haben noch einige Aufträge aus März offen, dene ich genau die “Vorkasse E-Mail Erinnerung” – Zahlungserinnerung schicken möchte.

 

Viele Grüße

Melanie

Benutzerebene 7
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Nein, das ist ein automatischer Prozess, kein manueller 

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