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Verzögerung des Rechnungsstatus

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Hallo Zusammen,

 

ich habe eine (vermeintlich) einfach Frage zum Thema Rechnungsstatus.

Wir würden gerne den Status der Rechnungen eines bestimmten Projekts 3 Tage nach Erstellung automatisiert auf “versendet” ändern. Hierbei soll die Rechnung aber nicht per Mail o.Ä. aus dem System versendet werden, nur die Statusänderung ist hierbei relevant.

Hintergrund:

Wir versenden im B2B Bereich Aufträge per Spedition. Hierbei wird kein Tracking zurückgemeldet, somit kann die Versandmeldung nicht der Trigger für die Rechnungserstellung sein. Wir übermitteln die Rechnungen per EDI, und der Handelspartner ist nicht “erfreut” wenn wir direkt nach Anlage der Auftrags die Rechnung per EDI übermitteln bevor die Ware beim Handelspartner steht.

Wunschszenario:

 

Auftrag wird in Xentral angelegt, Lieferschein + Rechnung läuft im Autoversand durch, Rechnung hat den Status freigegeben. 3 Tage vergehen → Rechnung hat den Status versendet, und wird per EDI übermittelt. (Unser EDI Dienstleister kann einstellen, dass Rechnungen erst mit dem Status “versendet” übermittelt werden)

 

Für sonstige Lösungsvorschläge wäre ich auch offen. :)

Beste Grüße

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Beste Antwort von Jörn H von digitalXL 13 June 2023, 08:21

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5 Antworten

David Tatzl
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Hallo @Daniel Then 

So ohne Weiteres kann Xentral den Status nicht gesteuert ändern. Dazu würde es eine Anpassung deiner Instanz benötigen.

Kann dein EDI Dienstleister die Meldung nicht verzögert versenden?

Mit welchem Modul / App löst du denn die EDI Anbindung?

Liebe Grüsse

David

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Hallo @Daniel Then 

So ohne Weiteres kann Xentral den Status nicht gesteuert ändern. Dazu würde es eine Anpassung deiner Instanz benötigen.

Kann dein EDI Dienstleister die Meldung nicht verzögert versenden?

Mit welchem Modul / App löst du denn die EDI Anbindung?

Liebe Grüsse

David

Hallo David,

 

vielen Dank für deine Antwort.

Wir arbeiten aktuell mit dem EDI Dienstleister Procuros zusammen, dieser teilte uns mit eine Verzögerung sei von deren Seite aus nicht möglich. Procuros ist direkt an unsere Instanz angebunden, eine Übetragung findet nicht über das Übertragungen Modul statt.

David Tatzl
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Hi @Daniel Then 

Wie sieht denn euer Logistikprozess aus? Arbeitet ihr hier mit Xentral oder mit einem Fulfiller?

Normalerweise wird die Rechnung dann ja im Versand erstellt und erst dann, wenn das Paketlabel drauf ist. 

Eine andere Lösung sehe ich da nicht. Das Rechnungsdatum ändert sich ja deswegen trotzdem nicht.

Gruss David

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Hi @Daniel Then 

Wie sieht denn euer Logistikprozess aus? Arbeitet ihr hier mit Xentral oder mit einem Fulfiller?

Normalerweise wird die Rechnung dann ja im Versand erstellt und erst dann, wenn das Paketlabel drauf ist. 

Eine andere Lösung sehe ich da nicht. Das Rechnungsdatum ändert sich ja deswegen trotzdem nicht.

Gruss David

Hallo @David Tatzl

Wir arbeiten bei anderen Projekten mit einem Fulfillment Dienstleister zusammen. Hier funktioniert alles reibungslos, die Rechnung wird erst erstellt sobald eine Trackingnummer zurückgemeldet wird.

 

In diesem konkreten Fall verlässt die Ware unseren Produktionsstandort unabhängig von unserem Fulfiller, und wir buchen extern eine Spedition. Wie eingangs beschrieben findet keine Übermittlung der Tracking Informationen zu Xentral statt, da es sich um Speditionsaufträge handelt.

 

Ich sehe, du bist der CEO einer Xentral Agentur, deswegen richte ich meine Überlegung einfach mal an dich: Wäre es nicht möglich, einen individuellen Cronjob zu erstellen, der zum Zeitpunkt (Rechnungsdatum + 3 Tage) die Rechnung als “versendet” markiert? Oder stößt man da als Laie schnell an seine Grenzen bei der Implementierung eines Cronjobs?

Kleiner Nachtrag: Ich meinte nicht die Cronjobs, sondern Trigger Scripts ;)

https://help.xentral.com/hc/de/articles/360017383560-Trigger-Scripts

Jörn H von digitalXL
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Hallo @Daniel Then 

genau, ein solcher Prozessstarter (Cronjob, TriggerScript - das ist alles die gleiche Technik) wäre wohl die beste Lösung für Dich. Was @David Tatzl zu Recht zuerst durchdacht hat, ist eine Lösung ohne ein Customizing - das wäre immer der bevorzugte Weg.

Procuros verbindet sich über die API mit Eurem System, da könnte der Prozess zwar von extern erweitert werden. Das ist jedoch ein sehr spezifisches Customizing, nicht geeignet für dieses generische Setup mit Procuros, insbesondere wenn es für diese Frist von 3 Tage einen besonderen Grund gäbe?

Der andere FF-Dienstleister ist sicher über das Übertragen-Modul angebunden. Dabei kann die Rechnung wie von David beschrieben nach Eingang der Trackingnummer erzeugt werden.

Kurz zusammengefasst. In Eurem Fall geht auf den ersten Blick nur ein Customizing in Form eines Prozessstarters (Cronjob, TriggerScript) oder mit einer externen Entwicklung, die die Daten abruft und von außen den Rechnungsversand anstößt. Ob und wie dabei der Rechnungsversand umgangen werden könnte, müsste man ausprobieren - geht aber sicher irgendwie :-) 

Grüße
Jörn

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