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Problemstellung/Herausforderung:
Wir sind stationärer Händler im Bereich Möbel und Accessoires. Wir haben eine Kasse (POS/Xentral) an einer Theke, mit der wir die Accessoires und kleinmöbel-Verkäufe direkt im POs kassieren.
Ebenso werden an diesem Arbeitsplatz ebenso mit Xentral Angebote kalkuliert und umfangreichere Rechnungen erstellt für Kunden, die im Laden parallel umfangreich beraten werden und direkt ihre Angebote erhalten. Generell muss eine Mitarbeiterin beides parallel machen und u.U. sind noch andere Kunden auf der Fläche. Insbesondere wenn dann ein Kunde mit einem komplizierteren Vorgang reinkommt, wird es schwierig.

Konkrete Problemstellung: Kunde tauscht einen Einkauf um. Ausgestellte Rechnung enthält mehrere Postitionen, unter anderem auch die zurück gebrachte Ware. Nun muss die Ware zurückgenommen werden (einlagern), die Rechnung teilstorniert werden und (der Kunde nimmt in diesem Fall nichts neues mit) ein Gutschein ausgestellt werden. 

Dieser Vorgang ist sehr umständlich über die Rechnungsmodule und POS und wir würden gern den optimalen Prozess wissen, wie es einfach geht und auch so - dass jede Aushilfe, das ganz einfach umsetzen kann.

Aktueller Workflow/Lösungsansatz:
Das Gutschein Modul nutzen wir nicht, wir arbeiten mit manuellen Rechnungen und dann müssen wir natürlich auch manuell nachhealten. Bislang war der Preis die Blockade für dieses Modul, da der o.g. Fall auch nicht täglich oder wöchentlich vorkommt, so dass wir ca. 400,- pro Jahr dafür zahlen wollen.

Meistens können wri die Ware nur einfach annehmen, legen sie zur Seite und lagern sie später manuell ein, wenn Zeit ist.

Hallo Tim,

danke für die Beschreibung deiner Herausforderung!

Ich will dir gerne Lösungsvorschläge aufzeigen, wie Ihr in dem beschriebenen Fall die Retoure durchführen könnt.

Dein Use Case:
Kunde tauscht einen Einkauf um. Ausgestellte Rechnung enthält mehrere Postitionen, unter anderem auch die zurück gebrachte Ware.

Ist der Einkauf noch nicht bezahlt, kannst du einfach stornieren und die Ware einlagern. Wenn er bereits bezahlt ist, solltet ihr mit Retouren arbeiten.

  1. Öffne in Xentral die entsprechende Rechnung. Gehe über das Aktionsmenu, um eine Retoure aus der Rechnung heraus anzulegen > Aktion: als Retoure weiterführen
  2. Im jetzt offenen Retourenfenster bestimmst du welche Artikel als Retoure weitergeführt werden sollen. Wenn du fertig bist, wähle Retoure erzeugen
  3. Eine Retoure wird automatisch in xentral angelegt. Du kannst sie jetzt freigeben.
  4. Lege die Ware zunächst beiseite, bis jemand Zeit findet sie einzulagern.
  5. Aus der Retoure heraus (Lager > Retoure) hast du dann die Möglichkeit die Ware einzulagern (“Wareingangsbeleg erstellen + einlagern”) sowie auch eine Gutschrift zu erstellen und diese aus der Kasse auszuzahlen (“Gutschrift / erstellen”)

Ohne die Gutschein-App kann man den Prozess zu Gutscheinen nicht gut abbilden. Nur mit der App wird alles richtig getrackt und buchhalterisch verrechnet.

Ihr könnt einen Artikel anlegen und den Gutschein nennen, den dann “verkaufen”. Parallel könnt ihr Gutscheine ausgeben und diese in einem Block auf Papier managen, wie man es früher gemacht hat. Wenn ihr wenige Gutscheine im Umlauf habt, könnte das sogar eine Lösung sein.

Schöne Grüße

Drago


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