Hallo Zusammen, 

die Eingangsrechnungsverbuchung in Xentral nimmt bei uns momentan sehr viel Zeit in Anspruch.

Zu viel Zeit um ehrlich zu sein! 

Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie haben wir uns für Xentral entschieden. Sind in den meisten Bereichen auch wirklich “Happy” über diese Entscheidung.

Allerdings binden wir derzeit einfach zu viel Zeit in die Verbuchung, Kontrolle und Hinterlegung der Eingangsrechnungen. 

Unsere Momentane Situation: 

• Bestellung und Wareneingang:

  • Im System Xentral wird zunächst eine Bestellung ausgelöst.
  • Nach Eingang der Ware wird der Wareneingang ebenfalls im System verbucht

• Verbindlichkeitserfassung:

  • Die Bestellungen werden zur Verbindlichkeit weitergeführt
  • Es erfolgt die Angabe der Rechnungsnummer, Datum, Betrag und evtl. Fälligkeitsdatum, falls abweichend zu hinterlegten Daten
  • Es erfolgt eine Prüfung: Der Wareneingang wird mit der Rechnungs- und Bestellsumme abgeglichen.
  • Vorkontierung: es wird das Aufwandskonto inkl. Buchungsschlüssel hinterlegt
  • Die Haken bei Freigabe: Waren-/Leistungsprüfung (Einkauf) und Rechnungseingangsprüfung (Buchhaltung) werden gesetzt
  • Die Eingangsrechnungen werden zusätzlich per PDF bei der Verbindlichkeit hinterlegt als PDF 
    (diese erhalten wir entweder per Mail oder müssen die Mails auf Portalen herunterladen)

Anmerkung hierzu: Die in Xentral inkludierte OCR-Erkennung haben wir auch bereits genutzt, allerdings dauert dieser Vorgang viel länger als wenn wir die Daten “von Hand” eintragen. 

• Zahlungsverkehr und Bankabgleich:
  • Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Xentral
    die Verbindlichkeiten werden im Zahlungsverkehr-Modul geladen und an den fälligen Terminen per XML-Datei heruntergeladen und bei unserer Bank wieder hochgeladen
  • Anschließend wird ein Abgleich mit den Bankkonten per Modul Zahlungseingang durchgeführt

• Export an Datev/Steuerberater:

  • Es erfolgt der Export 1x pro Woche an den Steuerberater bzw. an Datev über folgende Daten: 

  • Verbindlichkeiten mit Beleg-PDF.

  • Ausgangsrechnungen.

  • Bankkontendaten

  • Debitoren und Kreditorenstammdaten

Hier mal unseren Vorgang als Bild dargestellt: 

Was wollen wir zukünftig besser machen? 

Automatisierung der Eingangsrechnungen / Verbuchung: 

• Einführung einer Rechnungsverarbeitung mit Automatisierung:
  - Abruf der Rechnungen aus Portalen oder E-Mail-Accounts (so gut wie alle Rechnungen kommen per Mail bei uns an)
  - Anlage einer Verbindlichkeit in Xentral und Verknüpfung der Rechnung zur bestehenden Bestellung in Xentral
  - Hinterlegung der Rechnungsnummer, Datum, Rechnungssumme, Fälligkeitsterminen und Beleg-PDF in Xentral
  - Vorprüfung und Vorkontierung der Rechnung auf Summe und Wareneingänge

Manuelle Weiterbearbeitung: 

• Finale Kontrolle durch uns mit anschließender Freigabe der Haken und Freigabe über blauen Button
• Zahlung per Xentral Zahlungsverkehr
• Abgleich per Xentral Zahlungseingang (Größtenteils bereits automatisiert, da Zahlungen direkt blau hinterlegt/abgeglichen werden) 
• Export Datev / Steuerberater

Wer kann uns bei unserem Vorhaben helfen? Wie verbucht ihr eure Rechnungen in Xentral? 

Gibt es andere Ansätze? 

Wir sind über jede Unterstützung, welchen unseren Aufwand und den Ablauf beschleunigt dankbar! 

Vielen Dank

LG

Pascal