Hallo zusammen,
wir sind aktuell auf der Suche nach einer automatisierten Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Gelangensbestätigungen innerhalb von Xentral. Hintergrund ist die gesetzliche Pflicht zum Nachweis, dass eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung tatsächlich das Inland verlassen hat (§6 UStG).
Unser Ziel:
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Automatisiertes Erstellen einer Gelangensbestätigung (PDF) bei Lieferungen ins EU-Ausland.
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Automatischer Versand dieser PDF an den Kunden (idealerweise direkt nach Versandabschluss).
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Möglichkeit zur Rückmeldung (z. B. unterschriebene Bestätigung per Upload oder E-Mail).
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Archivierung und Verknüpfung mit dem zugehörigen Auftrag in Xentral.
Aktuelle Situation:
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EU-Versand läuft, Lieferscheine werden erstellt.
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Gelangensbestätigungen werden derzeit manuell erstellt und verschickt.
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Keine zentrale Rückverfolgung, ob Kunden unterschrieben zurücksenden.
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Keine automatische Dokumentation im Auftrag.
Unsere Fragen ans Forum:
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Gibt es in Xentral bereits eine integrierte Möglichkeit zur Erstellung und automatischen Versendung von Gelangensbestätigungen?
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Können individuelle Reports oder Druckvorlagen hierfür genutzt und mit einem Versand-Trigger verbunden werden?
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Hat jemand bereits eine funktionierende Lösung mit externen Tools wie Make.com, Zapier oder DMS-Anbindung umgesetzt?
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Gibt es Erfahrungen mit der digitalen Unterschrift (z. B. Adobe Sign, Docusign) in Kombination mit Xentral?
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Ist es möglich, eine automatische E-Mail (mit PDF) auszulösen, sobald ein Auftrag mit EU-Ziel abgeschlossen wurde?
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Wie können wir Rückläufer am besten automatisiert archivieren und mit dem jeweiligen Auftrag verknüpfen?
Wir sind offen für eine Kombination aus interner Xentral-Funktionalität und externer Lösung, sofern praktikabel.
Vielen Dank im Voraus für eure Tipps, Erfahrungen oder auch Hinweise auf passende Apps, Module oder Workflows!
Viele Grüße
Stanyo
