Hier die Idee mal Bildlich dargestellt.

Hey Justin,

Super interessanter Case & eine Frage, die sicherlich viele hier interessiert , ich habe mich selbst super lange mit genau denselben Themen beschäftigt, weil ich mal ein fast identisches Set-up hatte und ich Buchhaltung nicht wirklich mag Dazu sind Automatisierung genau mein Ding! 

Ich denke, die meisten Punkte aus deiner Darstellung kannst du auch ohne weitere Tools, direkt über Xentral darstellen.

Edit: Grade erneut nachgedacht: Du kannst dir natürlich auch das Übertragung-Modul ansehen. Da könntest du auch alle Ausgangsrechnungen dir z. B. auf einen FTP ablegen lassen oder per Webhook senden. Make hat nämlich eine Integration für GetmyInvoices. So könntest du die Rechnungen auch korrekt inkl. Beleginformationen in GMI anlegen lassen. Genauso natürlich andersherum: Sobald ein neues Dokument in GMI eingeht, kannst du das auch als Trigger in Make nutzen, das Belegbild auf einen FTP Server ablegen und mit dem Übertragungmodul importieren. (Sobald die neue API auch die Endpunkte hat, um Verbindlichkeiten zu erstellen, kannst du auch das direkt aus Make heraus tun, vielleicht etwas unkomplizierter als FTP. ) Make: https://bit.ly/3Xr3q0f

1. Du hast im Regelfall deine Geschäftskonten direkt in Xentral eingerichtet, somit werden alle Transaktionen (Paypal, Shopify Payments, Klarna, Stipe, Überweisung etc.) mit den entsprechenden Ausgangsrechnungen verbucht. Dass dies automatisch passiert, kannst du auch in den Einstellungen deiner Geschäftskonten konfigurieren. Dadurch würden in meinen Augen schon Payjoe und Sevdesk bereits hinfällig werden. Payjoe ist im Zusammenspiel mit Lexoffice/Sevdesk super hilfreich, findet da allerdings im Regelfall seinen Einsatz, da es keine direkte Schnittstelle zu bspw. Shopify Payments gibt und Payjoe die Gebühren für die Buchhaltung als Transaktion bereitstellt. Xentral zieht die entsprechenden Transaktionen direkt aus der Schnittstelle.

   

2. Getmyinvoices ist sinnvoll, nutze ich auch super gerne und spart mir extrem viel Arbeit. Du hast hier zwei Möglichkeiten:
   1. Du verbindest GMI direkt mit Xentral, die Belegbilder werden in dem Fall direkt im Modul Dokumentenscanner abgelegt. Von da aus könntest du die Belegbilder manuell deinen Verbindlichkeiten zuordnen und entsprechend verbuchen, deine regelmäßigen Verbindlichkeiten kannst du in Xentral schon anlegen, sodass diese regelmäßig durch das System erstellt werden.
   2. Du nutzt beide Systeme parallel, Xentral für deine Ausgangsrechnungen & GMI für deine Eingangsrechnungen. Aus beiden Systemen bekommst du einen sauberen Datev-Export. 
      
      Special Tipp: Wenn du in Xentral viel mit Lieferantenbestellungen arbeitest und die Freigabeprozesse für Zahlungen von GMI nutzt, kannst du Folgendes machen: 

      

      So landen auch deine Lieferantenbestellungen in GMI und kannst diese dort weiter nutzen. (Das Gleiche geht natürlich auch für Rechnung an dieser Stelle, allerdings ist das nur möglich bei deinen „Festen“ B2B Kunden, bei Kunden, die durch eine Shopschnittstelle angelegt werden, müsstest du die CC/BCC in den Grund/Projekteinstellungen nutzen. Parallel kannst du zusätzlich, z. B. eine einkauf@ E-Mail in Xentral anlegen und deine Lieferanten auch bitten an diese E-Mail entsprechend Rechnungen zu senden, diese Mail lässt du dir dann direkt über dein E-Mailprogramm zu GMI weiterleiten. 
      
      In den Grundeinstellungen (oder je nach Projekt) könntest du auch eine BCC Mail hinterlegen und entsprechend alle Ausgangsrechnungen direkt mit an dein GMI Account senden. (Unter Umständen fehlen dir dann allerdings nötige Beleginformationen zum Zuordnen der Zahlungen, je nach anderen Einstellungen, werden so allerdings auch andere Belege nach GMI geschickt) 

Fazit: Je nachdem, wie dein Business funktioniert und was dir am Ende am wichtigsten/besten erscheint, kannst du auch mit weitaus weniger Tools und der Hilfe von Xentral deine Buchhaltung weitestgehend automatisieren. Am Ende kannst du das sicherlich am besten beurteilen. :) 

Meine private Meinung: Ohne deinen Case genauer zu kennen, würde ich mich je nach Menge deiner Belege für die komplette Buchhaltung in Xentral entscheiden. Wenn es extrem viele Eingangsbelege sind, würde ich GMI für Eingangsrechnungen und Xentral für die Ausgangsrechnungen & Zahlungsmapping nutzen. Kostentechnisch fährst du ggf. nur mit Xentral etwas besser, da du hier „unbegrenzt“ Geschäftskonten anbinden kannst.

Freue mich über dein Feedback! 

Passendes Material:

Geschäftskonten: https://help.xentral.com/hc/de/articles/360016722680-Gesch%C3%A4ftskonten

Automatisch Transaktionen buchen: https://help.xentral.com/hc/de/articles/360016722680-Gesch%C3%A4ftskonten#UUID-7723b7cc-cc0e-d54d-24cb-3815c4ae2a94_id_360016722680_id_toc-8

Übertragungen: https://help.xentral.com/hc/de/articles/360016738020-%C3%9Cbertragungen-CSV-XML-EDI-PDF-

GMI anbinden: https://help.xentral.com/hc/de/articles/360019626819-GetMyInvoices

Buchhaltungsexport: https://help.xentral.com/hc/de/articles/360016725100-Finanzbuchhaltung-Export

Und unseren kompletten Academy-Path zum Thema Buchhaltung (noch recht neu): https://academy.xentral.com/products/xentral-erp-buchhaltungstraining-21-1-22-1-1st-release

Hallo Dennis!

Das nenne Ich mal Informationsdichte. Danke für diese ausführliche Antwort und Beispiele, auch für die entsprechenden Links und deine Zeit, das ganze zu verfassen, hilft sicher vielen weiter.

Zu meinem Case:

Das Ziel ist, die Buchhaltung komplett in Sevdesk abzubilden, weil es einfach ein Tool rein für Buchhaltung ist. Im Vergleich zum Buchhaltungsbereich von Xentral um ein vielfaches gestaltbarer, übersichtlicher und vor allem gleich für den Steuerberater aufbereitbar.

Dieser holt sich dort die vorverbuchten Umsätze ab, die Ich manuell oder mithilfe von Automatisierungstools einspeise, schaut einmal drüber und fertig, 80% an Zeitaufwand für die Kanzlei und Geld für uns gespart.

Das Problem ist nur, das Zahlungen von z.B. Amazon Pay auf dem Konto eingehen, für diese aber keine Belege vorliegen und selbst wenn, diese nicht zutreffen, da keine Gebühren usw. angegeben sind und der Betrag nicht übereinstimmt.

Dieser Datensatz müsste an SevDesk exportiert werden. Da war dann meine Idee Payjoe zwischenzuschalten, da es die Zahlungssätze von z.B. Amazon Pay aufdröselt und die Belege korrekt anteilig zuordnet und z.B. für Gebühren eigene Belege erstellt. Sodass der Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto von AmazonPay nachvollziehbar ist.

Hi Dennis,

aus meiner Erfahrung sollten die Xentral Nutzer:innen auch Xentral als single source of truth für die Buchhaltung nutzen und lediglich die fertigen Exporte an DATEV oder andere Buchhaltungssysteme übergeben. Wir helfen mittlerweile über 1500 Shopify Händler:innen bei dem Buchhaltungswirrar. Folgende Erfahrungen haben wir mit Xentral

Buchhaltung von Steuerberatung → DATEV / Addison oder andere

Erlösexporte → Xentral Export vorkontieren und an Buchhaltung senden

Paymentsexporte → payment matching via Xentral Rechnungs / Gutschriftsnummer über pathway matching

Belege → via Getmyinvoices oder Getmoss 

Für das matching hintenraus (Zuordnung von Amazon Pay, Shopify Pay, Klarna etc zu den Xentral Rechnungen und Gutschriften) wird pathway solutions eingesetzt.

Mit so einem Tool Setup, sollte der “Komplexitätsgrad” in der Buchhaltung sinken und ihr solltet nicht mehr tausende Euro für die Buchhaltung zahlen.

Liebe Grüße,

Marco

Hey @Team_pathway 

Ich bin da 100% bei euch, allerdings schreibt @JustinH. hier ja, dass es sein Ziel ist, die komplette Buchhaltung über Sevdesk darzustellen. In dem Fall muss man sich einfach die ein oder andere Individuallösung bauen. :) 

@Dennis  wir sind aktuell mit dem Sevdesk Team im Austausch, ich hoffe, dass dort unsere Daten in Zukunft importierbar sind, dann wäre das geklärt!